Odoo · Migratie
Van Exact naar Odoo: zo controleer je of je boekhouding klopt
Een overstap van Exact naar Odoo is klaar als de saldi per boekjaar en de BTW-aangiftes in beide pakketten gelijk zijn. Zo pak ik die controle aan.
Een migratie van Exact naar Odoo is klaar als twee dingen kloppen. De saldi per grootboekrekening zijn per boekjaar in Odoo gelijk aan die in Exact. En per aangifteperiode levert Odoo dezelfde BTW-aangifte op als Exact. Wijkt een van de twee af, dan ga je nog niet live.
Welke historiek neem je mee?
Meestal volstaan deze gegevens:
- de saldi per grootboekrekening per boekjaar;
- de openstaande posten van klanten en leveranciers;
- de facturen met hun pdf, zodat je ze in Odoo terugvindt;
- bankafschriften, projecten en uren, als je die dagelijks gebruikt.
Spreek met je boekhouder af welke documenten in Odoo moeten staan en wat in een archief van Exact mag blijven. Die keuze bepaalt hoeveel werk de migratie is.
Hoe controleer je de saldi?
Trek per boekjaar een saldibalans uit Exact en uit Odoo en leg ze per grootboekrekening naast elkaar. Elk verschil heeft een oorzaak, bijvoorbeeld een rekening die anders gekoppeld is of een boeking in de verkeerde periode.
Die oorzaak los je op in de migratie zelf. Daarna draai je ze opnieuw. Zo bevat Odoo geen correctieboekingen die je over een jaar niet meer kunt uitleggen.
Waarom ook de BTW-aangiftes?
De saldi kunnen kloppen terwijl een BTW-code verkeerd staat. Dat zie je pas bij de volgende aangifte of bij een controle.
Daarom maak ik per aangifteperiode de BTW-aangifte opnieuw aan in Odoo en vergelijk ik die rooster per rooster met de aangifte uit Exact. Pas als elke periode gelijk is, is de migratie af.
Eerst een proefmigratie
De volledige migratie draait eerst in een testdatabase. Je controleert saldi en aangiftes, past aan en herhaalt tot alles klopt. Daarna volgt de echte overstap, met dezelfde stappen.
Wanneer ga je live?
Kies een logisch moment: na een BTW-periode of bij de wissel van boekjaar. Dan hoef je geen periode over twee pakketten te verdelen.
En als je data niet uit Exact komt?
Dan begin ik met een analyse van het bronsysteem. Welke exports en tabellen zijn er, hoe zijn klanten, artikelen en boekingen opgebouwd, en welke historiek krijg je er betrouwbaar uit? De controle op saldi en BTW blijft daarna dezelfde.
Zelf getest
De boekhouding van VM-Labs heb ik zelf van Exact Online naar Odoo overgezet, met dezelfde controles. Meer over hoe ik implementeer en migreer lees je op de pagina Odoo voor KMO’s.